PEKANBARU -- gaungriau.com -- Teknologi informasi sampai dengan saat ini berkembang sangat pesat seiring dengan penemuan dan pengembangan ilmu pengetahuan dalam bidang informasi dan komunikasi. Hal tersebut mampu menciptakan peralatan yang mendukung perkembangan teknologi informasi, mulai dari sistem komunikasi sampai dengan alat komunikasi yang searah maupun dua arah (interaktif) bahkan dalam ruang lingkup surat menyurat.

“Perkembangan teknologi informasi telah banyak mengubah pola pengelolaan kearsipan dalam suatu institusi, sehingga menjadi lebih praktis, cepat dan mudah. Namun, keberadaan sistem yang belum terintegrasi menyebabkan beberapa kendala, seperti kesiapan Sumber Daya Manusia dan ketersediaan perangkat keras itu sendiri,” ujar Azhar Kasymi, Kepala Biro Akademis dan kemahasiswaan, pada kegiatan sosialisasi Bimbingan Teknis E-Office dalam rangka penerapan persuratan elektronik di lingkungan Universitas Riau (Unri), Rabu 12 Desember 2018.

Lebih lanjut, Azhar menyampaikan Kegiatan yang dilaksana Aula Serbaguna Siak Indrapura Gedung Rektorat Kampus Bina Widya ini bertujuan untuk menjawab beberapa permasalahan tentang keterlambatan infomasi, pencarian data dan atau arsip di Unri.

Melaui E-Office, sistem persuratan yang ada di lingkungan Unri pun dapat efektif serta berkinerja secara lebih maksimal, terutama dalam hal kecepatan dan kepastian surat menyurat. “Kecepatan dari proses surat menyurat akan kita peroleh. Juga ada kepastian, surat sampai atau tidak,” ujar Azhar.

Selain itu, Azhar mengatakan, manfaat yang akan sangat terasa adalah dengan adanya fasilitas tracking. “Melalui e-Office, kita bisa memantau surat sudah sampai sejauh mana dan apa action-nya. Penerapan aplikasi ini diharapkan mampu meningkatkan efisiensi dan efektivitas dalam penyelenggaraan kearsipan dinamis di Unri, contohnya penyimpanan arsip-arsip dalam bentuk digital. Selain aman juga dapat menghemat ruang dan biaya,” tutup Azhar.

Kegiatan ini diikuti oleh para Kepala Bagian dan Kepala Subbagian, serta staf di lingkungan Unri. Adapun pemateri pada kegiatan Bimbingan Teknis ini adalah, Rifqi Fauzi, Direktur PT Profio Teknova Indonesia.**(rls)